Når afdelingsbestyrelsen er valgt på afdelingsmødet, kan bestyrelsen vælge konstituere sig med forskellige poster (formand, næstformand, kasserer m.fl.). Om afdelingsbestyrelsen vil konstituere sig, er helt op til jer, der er blevet valgt. Hvis det sker vil vi gerne vide det i BUB-afdelingen, så dette må gerne føres til referat.

Afdelingsbestyrelsen kan også beslutte, at der skal være en forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Det er ikke et krav at lave en forretningsorden, men det kan være et godt værktøj for bestyrelsen.

Forretningsordenen kan fx indeholde bestemmelser om:

• Indkaldelse af suppleanter (skal suppleanter først indkaldes, når et afdelingsbestyrelsesmedlem har varigt forfald, eller kan de vikariere?)
• Suppleanters adgang til at deltage i afdelingsbestyrelsens møder
• Lejere og andres adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens møder
• Referatets offentliggørelse, – tag stilling til hvordan, hvor og hvornår
• Formandens stilling, f.eks. ved stemmelighed
• Hvornår afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig
• Opgavernes fordeling

Når du bliver valgt ind i en afdelingsbestyrelse, beder vi dig om at udfylde et habilitetsskema, som vi sender til dig. Et habilitetsskema er oplysninger om eventuel tilknytning til leverandører m.v.

Afdelingsbestyrelsens medlemmer har overfor andre tavshedspligt med hensyn til de personlige oplysninger de måtte få om nuværende og tidligere beboere. Ved udtræden af afdelingsbestyrelsen gælder denne tavshedspligt fortsat.

Ved kontakt til BUB, er det muligt at få udleveret en informationsfolder med nærmere orientering om reglerne ift persondataoplysninger.

Forud for et bestyrelsesmøde, bør der være udleveret en dagsorden til medlemmerne af afdelingsbestyrelsen. Dagsordenen skal ligeledes bekendtgøres (dvs. offentliggøres) for alle lejere i afdelingen før mødet, ved opslag på passende sted(er).

Afdelingsbestyrelsen bør tage referat af afdelingsbestyrelsesmøder samt det ordinære afdelingsmøde.

Referaterne kan som udgangspunkt indeholde følgende:

• Afdelingens navn
• Dato, tidspunkt og eventuelt ste for mødet
• Navne på de tilstedeværende
• Anførsel af fraværende
• Dagsorden
• Ved ordinære afdelingsmøder må der gerne anføres antal af tilstedeværende beboere samt antal af repræsenterede lejemål.

Skabelon til referater ligger på bestyrelsesportalen.

Referatet skal efter mødets afholdelse indsendes til BUB-afdelingen. Vi sørger for, at der bliver kommenteret på referatet, og at det bliver sendt retur.

Det kommenterede referatet skal være tilgængeligt for alle lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse, afdelingsbestyrelsen skal dog huske at der ikke må være person- eller klagesager på det offentliggjorte referat.

Beslutninger taget på mødet skal være ført til referat. Administrationen kan først bringe trufne beslutninger til udførelse, når der foreligger et referat.

Vi kommenterer ikke på referater fra det ordinære afdelingsmøde.

Medlemmer af afdelingsbestyrelsen har adgang til den lukkede portal BestyrelsesWeb. På portalen vil du få adgang til nogle af afdelingens konti, telefonlister og du vil kunne se på hvilke adresser der er kommende ud-/indflytninger.

BUB-afdelingen lægger også diverse informationer til beboerdemokratiet ud på portalen. Vi opfordre derfor alle i afdelingsbestyrelsen til at blive oprettet på portalen.

For at få adgang til BestyrelsesWeb skal BUB-afdelingen kontaktes. Vi opretter dig, det kræver blot, at du har en mailadresse.

Hver enkelt afdeling i FAB er en økonomisk selvstændig enhed og har således sin egen økonomi, som ikke blandes sammen med de andre afdelinger.

Afdelingens budget vedtages hvert år på det ordinære afdelingsmøde. Budgettet skal naturligvis overholdes. Normalt vil “ikke-budgetlagte” ønsker ikke opfyldes, men det kan søges medtaget i det kommende års budget ved at indsende et forslag til det næste ordinære afdelingsmøde.

Afdelingens årsregnskab skal godkendes af afdelingsbestyrelsen, og fremlægges på det ordinære afdelingsmøde. Budgettet fremlægges og godkendes på det ordinære afdelingsmøde.

Op til afdelingsmødet får afdelingsbestyrelsen hjælp og vejledning af BUB-afdelingen i samarbejde med Økonomiafdelingen ift. regnskab og budget

Der er mulighed for at bestyrelsen i form af kasserer/formand kan råde over en mindre kassebeholdning. Beløbet aftales nærmere med BUB-afdelingen.

Hvis afdelingen har brug for et større beløb, for eksempel til afholdelse af et større arrangement, er der mulighed for at få overført et udlæg. Udlægget skal afregnes efter nærmere aftale, hvilket sker elektronisk på baggrund af indsendte bilag. Husk altid underskrifter på alle bilag.

Ved særlige anledninger må der gives en gave for max. kr. 300,00. Der må ikke gives kontanter eller gavekort. Bemærk dog venligst at gavekort godt må bruges som præmier, hvis afdelingen afholder bankospil for afdelingens beboere. Gavekortet må max. have en værdi på kr. 300,00.

Ved afregning skal bilag indeholde:

• Modtager af gaven samt anledningen.
• Underskrift på alle bilag, inden de scannes ind til afregning.

Udgifter til spiritus og tobak dækkes ikke.

Ved enhver form for afregning / udbetaling, skal der være indsendt bilag som er kvittering / bon / faktura og der skal være underskrift på. Al afregning sker elektronisk, det vil sige at bilagene scannes og sendes ind på mail. Der afregnes løbende og vi har bankoverførsler hver tirsdag og torsdag.

Denne konto bruges på diverse udgifter til afdelingsbestyrelsen.

Vi henstiller til at afdelingsbestyrelsen udviser sparsommelighed, se evt. vedtægternes § 16 stk. 3 om rimelige udgifter.

Eksempler på rådighedsbeløbets anvendelse:

• Forplejning ved bestyrelsesmøder
• Udgifter til ordinære møder
• Kontorartikler
• Supplerende kontorinventar og -maskiner
• Telefontilskud (hvis det er vedtaget, kr. 300,00 pr. kvartal, betales bagud)
• Abonnementsudgifter

Afdelingsbestyrelsen skal selv fremlægge specificeret regnskab over rådighedsbeløbet (konto 119 200) til det ordinære afdelingsmøde. Det kan nemt trækkes fra bestyrelsesportalen, det der skal bruges til fremlæggelsen, vi hjælper dig også gerne i BUB-afdelingen.

Ved afregning skal bilag indeholde:

Beskrivelse af køb (fx kontorartikler, diverse forplejning, julefrokost for afdelingsbestyrelsen (husk af de gældende regler skal følges, fås i BUB-afdelingen).

Underskrift på alle bilag, inden de scannes ind til afregning.

Denne konto bruges til at betale kurser for afdelingsbestyrelsesmedlemmerne.

Denne konto bruges på at fremme aktiviteter og det sociale fællesskab for afdelingens beboere.

Vi henstiller til at afdelingsbestyrelsen udviser sparsommelighed, se evt. vedtægternes § 16 stk. 3 om rimelige udgifter.

Eksempler på fritidsaktivitetskontoens anvendelse:

• Tilskud til beboeraktiviteter i fælleshuset
• Tilskud til beboerarrangementer for eksempel Skt. Hans fest, fællesspisninger og udflugter
• Tilskud til bankoaftner

Ved afregning skal bilag indeholde:

• Beskrivelse af aktivitet (kort)
• Underskrift på alle bilag, inden de scannes ind til afregning.

Den daglige pasning af ejendommen og ejendommens udeområder står ejendomsfolkene i afdelingen for.

Vores ejendomsfolk bliver ansat af FAB, og det er inspektøren eller driftsmesteren som er deres nærmeste leder. Afdelingsbestyrelsen orienteres om ansættelser og afskedigelser af ejendomsfolk.

Et godt samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og ejendomsfolkene er gavnligt.

Afdelingsbestyrelsen er ikke berettiget til at give FAB’s ejendomsfolk nogen form for påtale eller instruktion om arbejdets udførelse. Henvendelser herom skal rettes til ejendomsfolkenes leder, som er inspektøren for afdelingen.

Hver boligafdeling i FAB er berettiget til mindst et medlem i selskabets repræsentantskab, som er den øverste myndighed i selskabet. Antallet af afdelingens repræsentanter fremgår af selskabets vedtægter, se eventuelt kapitel 2, §3, stk. 2.

På afdelingens stiftende afdelingsmøde, bliver det besluttet om det er afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen der vælger repræsentantskabsmedlemmer.

Sker der ændringer i afdelingens repræsentantskabsmedlemmer, vil vi gerne vide det. Dette er til når vi sender materiale ud til repræsentantskabsmøde, at det så er de korrekte som modtager dette.

Find referater fra møder i repræsentantskabet her.

I alle afdelinger i FAB findes der et ordensreglement og et vedligeholdelsesreglement. Disse reglementer bliver udleveret sammen med lejekontrakten til nye beboere. Ændringer og/eller tilføjelser til eksisterende reglementer skal vedtages på et ordinært afdelingsmøde.

Når du sidder i en afdelingsbestyrelse, er det også muligt at deltage på kurser fx via BL (Boligorganisationernes Landsforening). Det er ganske frivilligt og ment som et tilbud til dig, og det er afdelingen der betaler for din deltagelse. Er du interesseret i at tilmelde dig et kursus, så kontakt BUB-afdelingen for rådgivning og tilmelding.

Vi afholder årligt en intern kursusdag for alle vores afdelingsbestyrelser. Vi bestræber os på at få tilrettelagt en spændende dag for alle, som både er lærerig og sjov for deltagerne.

Afdelingsbestyrelsen er altid velkommen til at kontakte BUB-afdelingen – se vores kontaktinformationer nederst på siden her. Vi er til for at hjælpe Jer. Der skal ikke nødvendigvis være udpeget én fra afdelingsbestyrelsen, som kan tage kontakt til BUB-afdelingen/FAB. Alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at få sparring og rådgivning.

Vi sender ofte forskellige former for information ud til afdelingsbestyrelsesformanden. Informationen kan ofte også vedrøree hele afdelingsbestyrelsen og vi forventer derfor, at formanden formidler denne information videre til hele afdelingsbestyrelsen.

Vi sender information via mail.