Afdelingsbestyrelsen

En af afdelingsbestyrelsens vigtigste opgaver er at arbejde med de ideer og ønsker, der opstår i afdelingen. I afdelingsbestyrelsen kan ideer til ændringer og forbedringer i afdelingen diskuteres og modnes inden de fremlægges til afdelingsmødet.

Det er også vigtigt at bestyrelsen er lydhør og ser tingene ud fra afdelingens ønsker og behov, så beslutningerne er til gavn og glæde for hele afdelingen.

Det er altid godt at drøfte ideer grundigt i afdelingsbestyrelsen og vende dem med administrationen inden noget sættes i gang, så visioner, lovgivning og økonomi hænger sammen.

Det er ofte afdelingsbestyrelsen, som er med til at skabe gode rammer for fællesskabet i afdelingen, fx ved at planlægge sociale arrangementer.

Beboerklager varetages ikke af bestyrelsen, men skal rettes direkte til FABs kundeservice.

Afdelingsbestyrelsens 5 bud:

  • Du er valgt til at udvikle og styrke afdelingen efter beboernes ønsker og til at bidrage til et levende beboerdemokrati
  • Du er tillidsmand for alle beboerne i din afdeling – også for de unge, børnefamilierne, de ældre, de psykisk og fysisk handicappede, de nye og de gamle danskere. Du skal altså søge løsninger, der tager højde for de til tider forskellige interesser, der er i din afdeling
  • Du er beboernes kontaktled til organisationsbestyrelsen og administrationen
  • Du er igangsætter – f.eks. af aktiviteter i din afdeling – og skal ikke nødvendigvis udføre alle de praktiske opgaver selv
  • Du skal vide (og vise), at andre beboeres holdninger og meninger er lige så meget værd som dine og afdelingsbestyrelsens

Det du skal vide som medlem af afdelingsbestyrelsen

Afdelingsbestyrelsen kan også beslutte, at der skal være en forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Det er ikke et krav at lave en forretningsorden, men det kan være et godt værktøj for bestyrelsen.

Forretningsordenen kan fx indeholde bestemmelser om:

  • Indkaldelse af suppleanter (skal suppleanter først indkaldes, når et afdelingsbestyrelsesmedlem har varigt forfald, eller kan de vikariere?)
  • Suppleanters adgang til at deltage i afdelingsbestyrelsens møder
  • Lejere og andres adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens møder
  • Referatets offentliggørelse, – tag stilling til hvordan, hvor og hvornår
  • Formandens stilling, f.eks. ved stemmelighed
  • Hvornår afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig
  • Opgavernes fordeling

Når du bliver valgt ind i en afdelingsbestyrelse, beder vi dig om at udfylde et habilitetsskema, som vi sender til dig. Et habilitetsskema er oplysninger om eventuel tilknytning til leverandører m.v.

Når afdelingsbestyrelsen er valgt på afdelingsmødet, kan bestyrelsen vælge konstituere sig med forskellige poster (formand, næstformand, kasserer m.fl.). Om afdelingsbestyrelsen vil konstituere sig, er helt op til jer, der er blevet valgt. Hvis det sker vil vi gerne vide det i BUB-afdelingen, så dette må gerne føres til referat.

Medlemmer af afdelingsbestyrelsen har adgang til den lukkede portal BestyrelsesWeb. På portalen vil du få adgang til nogle af afdelingens konti, telefonlister og du vil kunne se på hvilke adresser der er kommende ud-/indflytninger.

BUB-afdelingen lægger også diverse informationer til beboerdemokratiet ud på portalen. Vi opfordre derfor alle i afdelingsbestyrelsen til at blive oprettet på portalen.

For at få adgang til BestyrelsesWeb skal BUB-afdelingen kontaktes. Vi opretter dig, det kræver blot, at du har en mailadresse.

Der er mulighed for at bestyrelsen i form af kasserer/formand kan råde over en mindre kassebeholdning. Beløbet aftales nærmere med BUB-afdelingen.

 

Hvis afdelingen har brug for et større beløb, for eksempel til afholdelse af et større arrangement, er der mulighed for at få overført et udlæg. Udlægget skal afregnes efter nærmere aftale, hvilket sker elektronisk på baggrund af indsendte bilag. Husk altid underskrifter på alle bilag.

Afdelingsbestyrelsen er altid velkommen til at kontakte BUB-afdelingen – se vores kontaktinformationer nederst på siden her. Vi er til for at hjælpe Jer. Der skal ikke nødvendigvis være udpeget én fra afdelingsbestyrelsen, som kan tage kontakt til BUB-afdelingen/FAB. Alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at få sparring og rådgivning.

Forud for et bestyrelsesmøde, bør der være udleveret en dagsorden til medlemmerne af afdelingsbestyrelsen. Dagsordenen skal ligeledes bekendtgøres (dvs. offentliggøres) for alle lejere i afdelingen før mødet, ved opslag på passende sted(er).

Afdelingsbestyrelsen bør tage referat af afdelingsbestyrelsesmøder samt det ordinære afdelingsmøde.

Referaterne kan som udgangspunkt indeholde følgende:

  • Afdelingens navn
  • Dato, tidspunkt og eventuelt ste for mødet
  • Navne på de tilstedeværende
  • Anførsel af fraværende
  • Dagsorden
  • Ved ordinære afdelingsmøder må der gerne anføres antal af tilstedeværende beboere samt antal af repræsenterede lejemål.

Skabelon til referater ligger på bestyrelsesportalen.

Referatet skal efter mødets afholdelse indsendes til BUB-afdelingen. Vi sørger for, at der bliver kommenteret på referatet, og at det bliver sendt retur.

Det kommenterede referatet skal være tilgængeligt for alle lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse, afdelingsbestyrelsen skal dog huske at der ikke må være person- eller klagesager på det offentliggjorte referat.

Beslutninger taget på mødet skal være ført til referat. Administrationen kan først bringe trufne beslutninger til udførelse, når der foreligger et referat.

Vi kommenterer ikke på referater fra det ordinære afdelingsmøde.

Kontaktoplysninger

Ønsker du yderligere information vedrørende Afdelingsbestyrelsen, er du velkommen til at kontakte:

Majbritt Thomsen
Beboerdemokrati/Administrativ medarbejder

Telefon: 63 12 56 03
Email: mjt@fabbo.dk
Signe Lebahn Offersen
Beboerkonsulent

Telefon: 63 12 56 06
Email: siof@fabbo.dk
Hanne Rosenberg Christiansen
Chef for beboerdemokrati og udvikling af boligområder

Telefon: 63 12 56 52
Email: haro@fabbo.dk