I FAB har vi en afdeling, som er til for at hjælpe dig som formand, afdelingsbestyrelsesmedlem eller kontaktperson. Afdelingen hedder Beboerdemokrati og du/I er altid velkommen til at kontakte os – se vores kontaktinformationer nederst på siden her.

Der skal ikke nødvendigvis være udpeget én fra afdelingsbestyrelsen, som tager tage alt kontakten til Beboerdemokrati/FAB. Alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at få sparring og rådgivning.

Vi sender ofte forskellige former for information ud til afdelingsbestyrelsesformanden – altid på mail. Informationen kan ofte også vedrøre hele afdelingsbestyrelsen og vi forventer derfor, at formanden formidler denne information videre til hele afdelingsbestyrelsen.

Er du ny i afdelingsbestyrelsen, eller vil du bare gerne have lidt mere viden omkring arbejdet, så læs mere i denne folder: Velkommen i afdelingsbestyrelsen januar 2024

FABs afdeling Beboerdemokrati og Udvikling af Boligområder (i daglig tale BUB) holder hvert år et introkursus for nye bestyrelsesmedlemmer. Kurset ligger normalt i marts-april. Du kan læse mere om kurser for afdelingsbestyrelsesmedlemmer her.

Når afdelingsbestyrelsen er valgt på afdelingsmødet, kan bestyrelsen konstituere sig med forskellige poster (formand, næstformand, kasserer, sekretær m.fl.). I langt de fleste afdelinger er det afdelingsmødet som vælger formanden, men i de afdelinger hvor det ikke er afdelingsmødet, er det afdelingsbestyrelsen som vælger formanden internt.

Der skal vælges en formand, men de andre poster i bestyrelsen er op til den enkle afdeling, om de vil konstituere sig med disse eller ej. I FAB vil vi gerne vide, hvis I konstituerer jer, så husk at føre konstitueringen til referat.

Hver enkelt boligafdeling i FAB er en økonomisk selvstændig enhed og har således sin egen økonomi, som ikke blandes sammen med de andre afdelinger.

Afdelingens budget vedtages hvert år på det ordinære afdelingsmøde. Budgettet skal naturligvis overholdes. Normalt vil “ikke-budgetlagte” ønsker ikke opfyldes, men det kan søges medtaget i det kommende års budget ved at indsende et forslag til det næste ordinære afdelingsmøde.

Afdelingens årsregnskab skal godkendes af afdelingsbestyrelsen. Budgettet fremlægges til godkendelse på det ordinære afdelingsmøde.

Op til afdelingsmødet får afdelingsbestyrelsen hjælp og vejledning af BUB-afdelingen i samarbejde med økonomiafdelingen ift. regnskab og budget.

Ved enhver form for afregning ved udlæg, skal der være indsendt bilag som er kvittering/bon/faktura. Der skal være to underskrifter på, og dette skal være formanden og et andet bestyrelsesmedlem. Al afregning sker elektronisk, det vil sige at bilagene scannes og sendes ind på mail. Der afregnes løbende, og vi har bankoverførsler hver tirsdag og torsdag.

Udgifter til spiritus og tobak dækkes ikke.

Flere boligafdelinger i FAB afholder bankospil for beboerne som en fælles aktivitet, og det er både en rigtig god måde at lave sociale arrangementer på, og det er ofte meget populært blandt beboerne. Offentlige bankospil er dog reguleret af love og regler jf. ”Spilleloven”, som administreres af Spillemyndigheden.

Vil I som afdelingsbestyrelse afholde bankospil, så er der altså en række retningslinjer, der skal overholdes. Det er afdelingsbestyrelsen og/eller arrangementsudvalget som afholder disse bankospil, der er ansvarlige for, at reglerne på området overholdes. FAB har lavet et notat, som skal hjælpe afdelingsbestyrelserne med at overholde disse regler. Du finder det her: Retningslinjer for Bankospil i FAB

Medlemmer af afdelingsbestyrelsen har adgang til den lukkede portal BestyrelsesWeb. På portalen vil du få adgang til nogle af afdelingens konti, kontaktinformationer, og du vil kunne se på hvilke adresser der er kommende ud-/indflytninger.

BUB-afdelingen lægger også diverse guide, gode råd og skabeloner til brug i bestyrelsesarbejdet ud på portalen. Vi opfordre derfor alle i afdelingsbestyrelsen til at blive oprettet på portalen.

For at få adgang til BestyrelsesWeb skal du kontakte BUB-afdelingen, så opretter vi dig. Det kræver blot, at du har en mailadresse.

Den daglige pasning af ejendomme og udeområder står driftspersonalet for. Vores driftspersonale bliver ansat af FAB, og afdelingsbestyrelsen orienteres om ansættelser og afskedigelser af driftspersonalet.

Et godt samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og ejendomsfolkene er vigtigt. Afdelingsbestyrelsen kan dog ikke diktere eller påtale driftspersonalet om arbejdets udførelse. Henvendelser herom skal rettes til personalets nærmeste leder.

Afdelingsbestyrelsen kan beslutte, at der skal være en forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Det er ikke et krav at lave en forretningsorden, men det kan være et godt værktøj for bestyrelsen.

Forretningsordenen kan f.eks. indeholde bestemmelser om:

• Indkaldelse af suppleanter (skal suppleanter først indkaldes, når et afdelingsbestyrelsesmedlem har varigt forfald, eller kan de vikariere?)
• Suppleanters adgang til at deltage i afdelingsbestyrelsens møder
• Lejere og andres adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens møder
• Referatets offentliggørelse, – tag stilling til hvordan, hvor og hvornår
• Formandens stilling, f.eks. ved stemmelighed
• Hvornår afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig
• Opgavernes fordeling

Du kan læse mere om forretningsorden og få inspiration til indhold her.

Udgifter til gavekøb dækkes ikke – hvad end det er til beboere eller medlemmer af afdelingsbestyrelsen. Det er dog altid muligt for egen regning at give en gave til f.eks. fødselsdage og jubilæer ved at lave en indsamling i afdelingen.

Udgifter til velkomstgaver til nye beboere (f.eks. blomster eller chokolade) kan dækkes af afdelingens konti.

Når du bliver valgt ind i en afdelingsbestyrelse, beder vi dig om at udfylde et habilitetsskema, som vi sender til dig. Et habilitetsskema er oplysninger om eventuel tilknytning til leverandører m.v.

Vi  beder om at udfylde habilitetserklæringer for, at vi som boligorganisationen kan opfylde vores pligter vedrørende evt. inhabilitet i henhold til lov om almene boliger § 17 og § 18.  Det kan blandt andet ske ved at udfylde et spørgeskema vedrørende bestemmelserne samt underskrive en erklæring herom.

Habilitetserklæringen bliver sendt på mail med et link til udfyldelse.

Denne konto bruges på diverse udgifter til afdelingsbestyrelsen.

Vi henstiller til at afdelingsbestyrelsen udviser sparsommelighed, se evt.  FABs vedtægter § 20 stk. 12.

Eksempler på rådighedsbeløbets anvendelse:

• Forplejning ved bestyrelsesmøder
• Udgifter til ordinære møder
• Kontorartikler
• Supplerende kontorinventar og -maskiner
• Telefontilskud (hvis det er vedtaget, kr. 300,00 pr. kvartal, betales bagud)
• Abonnementsudgifter

Afregning sker ved at sende en mail til mjt@fabbo.dk.

Ved afregning skal bilag indeholde:

Beskrivelse af køb.

Der skal være to underskrifter på alle bilag, inden de sendes ind til afregning.

Denne konto bruges til at betale kurser for afdelingsbestyrelsesmedlemmerne. Du kan f.eks. deltage i kurser gennem Danmarks Almene boliger (bl.dk). Er du interesseret i at tilmelde dig et kursus, så skriv til BUB for rådgivning og tilmelding. Det er ganske frivilligt og ment som et tilbud til dig i afdelingsbestyrelsen. Det er din afdeling, der betaler for din deltagelse.

BUB afholder Bestyrelsesforum tre gange om året, hvor alle afdelingsbestyrelser inviteres. Temaerne er forskellige fra gang til gang, men vi bestræber os på at prioritere netværk og nyttig viden omkring bestyrelsesarbejdet. Har du nogle ideer til temaer til Bestyrelsesforum så kontakt BUB. Deltagelse i Bestyrelsesforum er gratis.

Denne konto bruges på at fremme aktiviteter og det sociale fællesskab for afdelingens beboere.

Eksempler på fritidsaktivitetskontoens anvendelse:

• Tilskud til beboeraktiviteter i fælleshuset
• Tilskud til beboerarrangementer for eksempel Skt. Hans fest, fællesspisninger og udflugter
• Tilskud til bankoaftener

Afregning sker ved at sende en mail til mjt@fabbo.dk.

Ved afregning skal bilag indeholde:

• Beskrivelse af aktivitet (kort)
• To underskrifter på alle bilag, inden de scannes ind til afregning.

Du kan finde inspiration til fællesaktivitet i din boligafdeling her.

Forud for et bestyrelsesmøde bør der være udleveret en dagsorden til medlemmerne af afdelingsbestyrelsen.

Dagsorden til bestyrelsesmøder skal gøres tilgængelig for alle lejere i afdelingen.

Afdelingsbestyrelsen skal tage referat af afdelingsbestyrelsesmøder.

Skabelon til referater ligger på BestyrelsesWeb. Skabelonen er kun til bestyrelsesmøder.

Referatet skal efter mødets afholdelse indsendes til BUB-afdelingen, som sørger for at eventuelle spørgsmål bliver besvaret, og referatet bliver sendt retur til formanden.

Det kommenterede referatet skal gøres tilgængelig for alle lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse. Afdelingsbestyrelsen skal dog huske, at der ikke må være personlige informationer på det offentliggjorte referat.

Beslutninger truffet på mødet skal være ført til referat.

Ordinære/ekstraordinære afdelingsmøder
Afdelingsbestyrelsen kan tage referat fra ordinære/ekstraordinære afdelingsmøder.
FAB udarbejder beslutningsreferat fra såvel ordinære som ekstraordinære afdelingsmøder og disse referater kommer på FABs hjemmeside under den pågældende afdeling.
FAB kommenterer ikke på bestyrelsens eventuelle referater fra ordinære/ekstraordinære afdelingsmøder og disse referater kommer ikke på hjemmesiden.

I alle afdelinger i FAB findes der et ordensreglement og et vedligeholdelsesreglement. Disse reglementer bliver udleveret sammen med lejekontrakten til nye beboere. Det er også muligt at finde dem under din afdeling.

Ændringer og/eller tilføjelser til eksisterende reglementer skal vedtages på et afdelingsmøde.

Hver boligafdeling i FAB er berettiget til mindst et medlem i selskabets repræsentantskab, som er den øverste myndighed i selskabet. Antallet af afdelingens repræsentanter fremgår af FABs vedtægter, § 5, stk. 2.

På afdelingens stiftende afdelingsmøde, bliver det besluttet, om det er afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen, der vælger repræsentantskabsmedlemmer.

Sker der ændringer i afdelingens repræsentantskabsmedlemmer, vil vi gerne vide det, så det er de korrekte som modtager materiale til repræsentantskabsmødet.

Det er repræsentantskabet der på det ordinære møde i november vælger medlemmer til organisationsbestyrelsen. Repræsentantskabet vælger medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boligtagere og disse myndige husstandsmedlemmer.

Find referater fra møder i repræsentantskabet her.

Afdelingsbestyrelsens medlemmer har overfor andre tavshedspligt med hensyn til de personlige oplysninger de måtte få om nuværende og tidligere beboere. Ved udtræden af afdelingsbestyrelsen gælder denne tavshedspligt fortsat.

Ved kontakt til BUB, er det muligt at få udleveret en informationsfolder med nærmere orientering om reglerne ift persondataoplysninger.

Hvis afdelingen har brug for et større beløb, for eksempel til afholdelse af et større arrangement, er der mulighed for at få overført et udlæg. Udlægget skal afregnes efter nærmere aftale, hvilket sker elektronisk på baggrund af indsendte bilag. Husk altid underskrifter på alle bilag.